How to Hackathon – Virtuelle Zusammenarbeit ohne Grenzen

Vor gut einem Jahr haben wir bei MDI unser erstes internes Hackathon Event durchgeführt und unsere Erfahrungen mit dieser Methode auch umgehend geteilt.

Seither verging viel Zeit. Eine Zeit, die uns und unser Umfeld noch schneller als ohnehin schon vorgesehen zum Umdenken brachte. Großevents, die es üblicherweise erfordern alle gemeinsam in einem Raum zu versammeln, wie es ein Hackathon tut, sind zu den heutigen Rahmenbedingungen nicht möglich. Das bedeutet aber nicht, dass strategisch relevante Fragestellungen, die auf zeitgerechte und agile Weise mit der Involvierung so vieler Stakeholder wie möglich bearbeitet werden sollen, pausieren können.

Hackathons schaffen eine aufregende Atmosphäre für virtuelle Zusammenarbeit und das ohne Grenzen. Wir zeigen dir mit diesem Beitrag „How to Hackathon“!

Gemeinsam mit unserem Kunden haben wir deshalb ein anfänglich hybrides und dann virtuelles Konzept (neue COVID Bestimmungen) eines internationalen Hackathons für den Learning & Development Bereich konzipiert.

Mehr als 60 Teilnehmer/innen aus allen Kontinenten und fast allen intern vertretenen Business Funktionen wurden Anfang September zum internationalen Hackathon eingeladen. MDI unterstützte dabei das Corporate HR Team bei der Konzipierung dieses Events. Wie? Das erfahren Sie hier:

Schritt 1: Definieren der Fragestellung

Im Vorhinein gilt es die allgemeinen Fragestellungen zu bearbeiten:

• Woran im Speziellen soll gearbeitet werden?
• Worin liegt der Zweck der Fragestellung?
• Welches Ziel soll die Veranstaltung verfolgen?
• Warum gerade dieses Format = Hackathon?
• Was passiert mit den Ergebnissen des Events?

Fragestellungen, die zu Beginn der Veranstaltungen wichtig sind, dem Plenum zu präsentieren um diese auch vom Sinn der Sache zu überzeugen.

Schritt 2: Einteilung der Gruppen

Bei virtuellen Großgruppenformaten empfehlen wir die Einteilung der Gruppen bereits vorab, aufgrund der zeitlichen Ressourcen. Das Energie- und Aufmerksamkeitslevel bzw. deren Toleranzgrenze ist im virtuellen Raum wesentlich geringer.

So wurde der Fokus auf folgende wesentliche Merkmale gelegt:

• Maximal 6 Teilnehmer/innen pro Gruppe
• 1 Digital Native pro Gruppe
• Diversity (Geschlecht, Nationalität, Funktion, etc.)

Schritt 3: Gestaltung der (virtuellen) Rahmenbedingungen

Ein Hackathon ist eine kreative, unterhaltsame und funktionsübergreifende Form der Lösungsausarbeitung und kommt ursprünglich aus dem Sillicon Valley. Sie unterscheiden sich zu herkömmlichen Brainstorming Formaten im Wesentlichen durch ihren Spirit, den ein gut durchgeführter Hackathon mit sich bringt, aber auch im Prozess selbst.

Hackathons schaffen eine aufregende und herausfordernde Atmosphäre mit einem Out-of the-Box Gefühl. Üblicherweise kann jede/r so angezogen kommen wie er möchte. Im Fokus steht: Wohlbefinden.

Der Hackathon lebt von einer eher hektischen aber auch gemeinschaftlichen Atmosphäre. Eine Atmosphäre, die on Site durch die Gestaltung der Räumlichkeiten hergestellt werden kann, oder durch das gemeinsame Bestellen von Pizzen, oder das Hören von Musik im Hintergrund verstärkt werden kann.

Ready to Hack beginnt bei:

Punkt 2 – Problem Exploration

Die Teilnehmer/innen wurden dabei gebeten die wesentlichen Herausforderungen des Unternehmens in Bezug auf die genannte Fragestellung zu erarbeiten in ihren jeweiligen Gruppen zu thematisieren und auf einem virtuellen Whiteboard zu skizzieren. Dieses Whiteboard wurde vorab von unserem Trainer/innenteam professional mit entsprechenden Templates vorbereitet. Die Teams mussten nur noch in ihr entsprechendes MIRO Board zoomen.

Zeitrahmen: 45 Minuten

Danach treffen sich alle wieder gemeinsam in der Plenum Session. Es folgt ein kurzer Energizer und Health Check seitens des Facilitators.

Punkt 3: Solution Ideation

Basierend auf den Ergebnissen aus Punkt 2 „Problem Exploration“ werden die Teilnehmer/innen anschließend gebeten potentielle Ideen, Lösungen, Maßnahmen, Aktivitäten zu erarbeiten. Auch hier werden einige Prinzipien, die befolgt werden sollen präsentiert, bevor die Gruppen in ihre Breakoutsessions ziehen.

Zeitrahmen: 45 Minuten

Abschließend folgt ein Wrap-up, der den Erfolg von Tag 1 wertschätzt und einen Ausblick auf Tag 2 gibt. Das MDI  Team und das Corporate HR Team fassten am Ende von Tag 1 die wesentlichsten Ergebnisse zusammen und definierten daraus Themen an denen an Tag 2 weitergearbeitet werden soll. In diesem Fall kristallisierten sich 6 unterschiedliche Themengebiete heraus, die den Teilnehmer/innen an Tag 2 präsentiert wurden.

Schritt 5: Ready to Hack – Teil 2

Unabhängig von den vordefinierten Gruppeneinteilungen an Tag 1 durften an Tag 2 die Teilnehmer/innen selbst entscheiden an welchen Themenstellungen, sie weiterarbeiten möchten (z.B.: Job Rotation, Onboarding, Learning Culture, etc.) individuell abhängig von ihrem persönlichen Background, Interesse, Expertise und Funktion. Man kann von einem sogenannten Bar Camp Style sprechen.

Der Mehrwert:

• intrinsische Motivation wird gestärkt
• Expertise kann genutzt werden
• Wiederholte Durchmischung und Kennenlernen untereinander

Der wesentliche Unterschied von Tag 1 zu Tag 2 liegt in der Flughöhe. Während an Tag 1, die Teilnehmer/innen auf einer sehr hohen Flughöhe unterwegs waren. Wurden sie an Tag 2 dazu eingeladen konkrete „Prototypen“ ihrer Ideen zu kreieren zu jeweils 2 Sessions á 45 Minuten. Am Ende des Tages wurden die Ergebnisse im Plenum präsentiert und Feedback von den Kolleg/innen eingeholt.

Der Output des Events waren zahlreiche Ideen und auch konkrete Lösungen, die von den Teilnehmer/innen mit einem hohen Energielevel und Commitment erarbeitet wurden. Da bei einem derartigen Format ein Follow-up/ Zusammenfassung sämtlicher Ergebnisse sehr wichtig ist wurden die Teilnehmer/innen 2 Wochen später zu einem Follow-up Deep Dive Hackathon eingeladen.

Ziel des Follow-up Events:

Die Ergebnisse der Hackathon-Teams wurden seitens Corporate HR nochmals zusammengefasst sowie präsentiert an welchen Ergebnissen wie und in welcher Form weitergearbeitet wird und ausführlich argumentiert warum an anderen derzeit nicht. Wichtig sind in dem Fall die Visualisierung sämtlich erarbeiteter Themengebiete und die Thematisierung warum diese aus unterschiedlichsten Gründen nicht weitergenommen werden können. Der Fokus lag in diesem Fall bei den Quick Wins. Die Teilnehmer/innen wurden ein letztes Mal gebeten sich einem Thema zuzuordnen und einen Letztinput und Maßnahmen zu definieren, basierend auf Ergebnissen des letzten Durchgangs.

Was hat diese Deep Dive Session so wertvoll gemacht?

• Sie ermöglichte den finalen Feinschliff einzelner Maßnahmen
• Weiteres Feedback anderer Teilnehmer/innen – Spektrum Diversity
• Feld: „Who wants to work further on this idea“ – zum Abschluss wurden alle dazu eingeladen, sich zu Themengebieten auf freiwilliger Basis weiter zu engagieren
• Interne Ambassadors zu den Themen wurden automatisch geschaffen, die die Themen positiv promoten und vorantreiben

Alles in allem hat es unserem Team Spaß gemacht beratend und ausführend zur Seite zu stehen und die Dynamik des Events hautnah mitzuerleben! Und weil wir gerne unsere Teilnehmer/innen sprechen lassen, möchten wir ein paar Kommentare mit Ihnen teilen:

Wir bedanken uns für das Vertrauen und die tolle Zusammenarbeit.

Falls wir Interesse geweckt haben, freuen wir uns auch Ihnen zur Seite zu stehen. Schreiben Sie uns!