Wir sind zu zweit, wir sind verantwortlich für den Bereich Marketing in unserem Unternehmen und wir bespielen und betreuen 13 Kommunikationskanäle auf regelmäßiger Basis. Ganz zu schweigen von den vielen weiteren Tasks und Aufgaben, die unter den unendlich weiten Begriff “Marketing” passen. Oh, und wir haben 49 Arbeitsstunden zur Verfügung – gemeinsam! Kein Wunder also, dass wir ständig auf der Suche nach Wegen und Möglichkeiten sind, um Zeit zu sparen und den Outcome unserer Tätigkeiten zu maximieren. Das kleine und sehr effektive Tool, das wir in diesem Zusammenhang vor kurzem ausprobiert haben, heißt “Impact & Feasibility Matrix”
Die Matrix
Zum ersten Mal gehört von dieser “Impact & Feasibility Matrix” (deutsch etwa: Auswirkungs- und Machbarkeits-Matrix) haben wir von Facilitation Experte Toni Chung während seines Design Thinking Webinars. Die Aussicht auf bessere Priorisierung und sinnvolleren Ressourceneinsatz hat sofort unsere Aufmerksamkeit gewonnen. Eine kurze Google-Recherche hat schnell gezeigt: Dieses Matrix-Tool gibt es in den unterschiedlichsten Formen – und es ist keine Rocket-Science! Wer die Boston Consulting Matrix kennt, weiß auch, wie diese hier funktioniert. Oder wer Aufgaben schon mal nach wichtig/dringend in die vier Quadranten verteilt hat, hat auch bereits alles an der Hand was er hier braucht. Und selbst wenn nicht: In wenigen Minuten hat man die Herangehensweise verstanden und kann loslegen!
Als wir uns dafür entschieden haben, waren die Erwartungen durchaus hoch:
- Klarheit gewinnen über das, was wir tun und es anderen übersichtlich und einfach erklärbar zu machen.
- Wissen, wo und wie wir Zeit sparen können.
- Wissen, wo und wie wir den Impact und Outcome unserer To-Dos erhöhen können.
- “Walk the talk” in dem wir selbst immer wieder neue Tools ausprobieren, dieses Mal eben aus dem großen Feld von Design Thinking.
Die Anwendung
In der sehr kurzen Zeitspanne von einer Stunde Meeting wollten wir alles aus dem Tool herausholen, das möglich ist. Wir haben beschlossen, über die Kanäle, die wir betreuen an die Sache heranzugehen und haben ein simples Blatt Flipchart-Papier mit zwei Achsen befüllt: horizontal zum Messen der Zeit, die wir in Summe je Marketing-Kanal investieren, vertikal um den Outcome zu visualisieren und zwar Anhand der Reichweite der jeweiligen Kanäle. Man kann auch mit einer dritten Dimension arbeiten – in unserem Fall die Anzahl der Kundenanfragen, die sich je Kanal ergeben. Visualisiert wird diese dritte Dimension oft mit der Größe des Punktes innerhalb der Matrix (also wie in der Boston Consulting Matrix). Wir haben mit Flipchart und Post-Its gearbeitet und diese dritte Dimension einfach am Post-It vermerkt.
So kann eine Impact & Feasability Matrix aussehen.
Um das Fazit hier gleich mal vorweg zu nehmen: Wir haben erreicht was wir wollten weil das Tool ebenso simpel wie effektiv ist. Wer das selbst ausprobieren möchte, kann bei den folgenden Schritten gleich mit arbeiten.
Step 1 – Die Zuordnung in der Matrix
Flipchart (oder Whiteboard, Excel File, digitales Tool) vorbereiten und alle zu evaluierenden Positionen auf Post-Its (oder anderes Format passend zum Tool) schreiben. Team oder repräsentative Gruppe davon versammeln und jeder Person einen kleinen Stapel der Post-Its geben. Jeder klebt dann erst Mal in Ruhe und ohne zu sprechen die Post-Its, wo er/sie persönlich sie einordnen würde. Wer detaillierte Daten zur Hand hat – z.B. Reichweitenmessung von Online-Kanälen oder Zeiterfassungsdaten aus Tools wie KanbanFlow – umso besser.
Step 2 – Die Diskussion
Nachdem alle Zettelchen verteilt sind geht die Gruppe nun gemeinsam Schritt für Schritt alle durch und diskutiert und adjustiert so lange, bis ein Konsens zum Platz in der Matrix besteht. Und hier beginnt es bereits, toll zu werden denn allein dieser Schritt liefert schon so wertvolle Insights: wie die KollegInnen und MitarbeiterInnen Arbeitsaufgaben wahrnehmen, wie unterschiedlich mitunter das Verständnis von “viel Zeit / wenig Zeit” ist. Dazu viele weitere spannende Argumente, Sorgen oder Ideen rund um das gemeinsame Thema.
Step 3 – Ausblick & Verbesserungsideen
Wenn alles richtig verortet ist, ist es jetzt an der Zeit, alle Post-Its nochmal gemeinsam durchzugehen. Dieses Mal mit konkreten Fragen im Kopf: Wie können wir hier den Zeitaufwand für uns verringern? Oder Komplexität minimieren? Wie können wir den Impact der Maßnahme erhöhen? Oder ein Problem lösen um das jeweilige Post-It in einen erfreulicheren Bereich der Matrix zu verschieben? Wer Zeit sparen möchte, macht Step 2 und Step 3 auf einmal. Und nie vergessen: Alles aufschreiben!
Mögliche Anwendungsfelder & Benefits der Matrix
Wir haben die perfekte Passung des Tools mit unserer Marketing-Herausforderung “viel zu tun – wenig Zeit” erlebt. Und weil man ja immer mal hört, dass diese Herausforderung viele Menschen haben sollen – 😉 – kann ich mir eine Passung auch für andere Teams und Bereiche gut vorstellen.
Hier noch ein paar weitere Herausforderung, denen man mit dem Tool begegnen kann: Prioritäten im Team festlegen, gemessen an den Achsen Zeitaufwand und positiver Einfluss auf die Unternehmensziele, zum Beispiel wenn man mit OKR arbeitet und entscheiden muss, welches von vielen möglichen Key Results das passendste ist.
Oder man nutzt es nach einer Brainstorming Session um zu entscheiden, an welchen Ideen man zu arbeiten beginnt. Hier könnte eine dritte Dimension dann gut der Kostenfaktor sein.
Impact & Feasability Matrix Meeting.
Wenn ich nun die Vorteile zusammenfasse, dann ist es schlicht und weg die Magie, die passiert wenn Menschen miteinander sprechen und dabei ein klares Ziel, Offenheit und kreativen Fokus haben:
Mit der Impact & Feasibility Matrix…
- …bekommen Sie wertvolle Insights über die “Dinge”, die sie konkret evaluieren und auf der Matrix platzieren.
- …bekommen Sie wertvolle Insight über ihre MitarbeiterInnen und KollegInnen und deren Interessen, Sorgen, Ideen und Arbeitsweisen.
- …finden Sie kreative Lösungen, die im Daily Business wahrscheinlich weit weniger wahrscheinlich aufgetaucht wären.
- Und durch das Aufschreiben all dieser Erkenntnisse haben Sie eine solide Basis für das nächste Meeting rund um Prioritäten oder Ressourcenplanung zur Hand. Oder schlichtweg Klarheit für Ihr Team oder Sie selbst und die Prioritäten und To-Dos kommenden Arbeitswochen und –monate.
Wie schon beschrieben, wir haben nur eine Stunde Meetingzeit und gut eine halbe Stunde Recherche und Vorbereitung in die Matrix gesteckt und sind schon sehr zufrieden mit den Ergebnissen. Wer die Zeit aufwenden kann, tut sicher nicht schlecht daran, zwei bis drei Stunden für das Meeting anzusetzen und danach vielleicht sogar vor der eigenen Führungskraft zu präsentieren, vor allem wenn gerade Entscheidungen in Punkte finanzieller und/oder personeller Ressourcen anstehen.