Wie man Aufmerksamkeit in Online-Meetings beibehält und was du im hybriden Setting besonders beachten musst, kannst du in diesem Artikel lesen.
Wie man Aufmerksamkeit in Online-Meetings beibehält
Du kennst es sicher – manchmal führst du ein Online-Meeting und bekommst das Gefühl, dass die Teilnehmer:innen dir nicht genug Aufmerksamkeit schenken. Auch, wenn dir die diskutierten Themen spannend erscheinen, geht es stellenweise schlicht nicht, alle Anwesenden am Ball zu halten. Wie es möglich ist, dass dir alle in Online-Meetings zuhören, und was du im hybriden Setting besonders beachten musst, kannst du in diesem Artikel lesen.
Der Anfang ist alles
Wichtig ist bereits der Beginn des Meetings. Im virtuellen Kontext fehlt uns oft das »im Raum ankommen«. Umso wichtiger ist, es einen angenehmen Start zu ebnen: führe kurzen Smalltalk und frage nach, wie es den Leuten geht. Das kann oft genügen, bevor man direkt ins Thema einsteigt. Einen weiteren Einfluss auf die Aufmerksamkeit nehmen Aktivierungsmethoden, die du überlegt und passend einsetzen solltest.
Erwartungen abklären
Wichtig ist es auch, schon von Anfang an die Erwartungen an das Meeting und dessen Ablauf zu klären. Wenn du erreichen willst, dass die Leute zuhören und mitmachen, solltest du das von Anfang an klarstellen und erwähnen, dass das Meeting kein Frontalvortag wird. Dann können sich deine Teilnehmer:innen darauf vorbereiten. Monologe solltest du grundsätzlich vermeiden – halte deine Teilnehmer:innen aktiv, lasse sie mitreden und diskutieren, sich aktiv einbringen. Damit hast du bereits am Beginn ihre volle Aufmerksamkeit.
Werkzeuge zur Aktivierung
Um Menschen zu aktivieren, kannst du einfache Techniken anwenden, die auch im Präsenzmeeting gut funktionieren. Stelle viele Fragen – Das können kurze Chatfragen sein, die du direkt an einzelne Personen richtest, um ihre Aufmerksamkeit zu erlangen. Es können aber auch rhetorische Fragen sein, die die Teilnehmer:innen zum Mitdenken animieren. Kurze Umfragen über Umfragetools wie Slido oder Mentimeter, sowie Skalenfragen (z.B. von 1-10) funktionieren ebenfalls sehr gut.
Energielevel beachten
Menschen lieben es, sich selbst einzuschätzen. Das kann eine Frage zu einem spezifischen Thema sein, aber auch die Frage nach dem Energielevel nach einiger Zeit im Meeting, um zu entscheiden, ob es eine Pause braucht. Break-Out Sessions, also kleinere Online-Räume zum Austausch, schaffen Interaktion und bringen auch stillere Teilnehmer:innen dazu, aktiv zu werden. Achte hier auf die richtige Gruppengröße (weise nie weniger als 3 und mehr als 5 Teilnehmer:innen einem Team zu).
Versuche außerdem, die Inhalte so interessant wie möglich zu gestalten. Überlege, was für deine Zielgruppe passend ist, und nutze Storytelling, um deine Zahlen, Daten und Fakten zum Leben zu erwecken. Durch relevante Beispiele schaffst du es, einen Bezug zur Zielgruppe aufzubauen. Dale Carnegie hat bereits vor knapp 100 Jahren gesagt: »Sprich mit Menschen über sie selbst und sie werden dir stundenlang zuhören.«
Wie du jede:n im Auge behältst
Als Moderator:in solltest du stets einen Überblick über die Gruppe behalten, stillere Teilnehmer:innen proaktiv ansprechen und Vielredner:innen im gegebenen Ausmaß abkürzen. Bei größeren Runden solltest du online mit der Funktion »Hand heben« arbeiten.
Damit kann eine Redner:innenliste geführt werden und du siehst immer, wer als nächstes an der Reihe ist. Aktivere zusätzlich die Ansicht der Teilnehmer:innen, um immer alle Namen zu sehen und versuchen Leute, dessen Kamerabild du nicht siehst, aktiv anzusprechen. Sonst tendierst du dazu, immer nur die Personen anzusprechen, die du vor dir siehst.
Aufmerksamkeit im hybriden Modus
Hybride Meetings bringen noch zusätzliche Herausforderungen mit. Das Wichtigste ist es, die online Teilnehmer:innen nicht zu vergessen. Am besten gibt es für die Videoübersicht einen eigenen Bildschirm, der für alle einsehbar ist. Außerdem hat die Praxis gezeigt, dass ein:e extra Moderator:in vor Ort für die virtuelle Session sehr von Vorteil ist.
Das kann auch einfach jemand aus der Gruppe sein, der:die sich für die Betreuung der Zugeschalteten den Hut aufsetzt. Denn in den meisten Fällen leidet die Gesamtqualität des Meetings, wenn du das Meeting leitest und nebenbei auch noch die virtuellen Teilnehmer:innen betreust.
Wie du siehst, ist es auf jeden Fall möglich, dein Online-Meeting so spannend zu gestalten, dass deine Teilnehmer:innen dir auch zuhören wollen. Probiere doch ein paar der Werkzeuge beim nächsten Mal aus!
Peter Grabuschnig
Trainer, Coach & MDI Partner
Peter Grabuschnig ist erfolgreicher Trainer, Mindset-Coach und Berater. Als Partner des internationalen Führungskräfteentwicklungs-Unternehmen MDI- Management Development International – unterstützt er weltweit Führungskräfte in ihrer Entwicklung. Er hat in den letzten Jahren mehr als 40 Nationalitäten trainiert und gilt als Experte für Training Design. Mit seinem Webinar-Guru Framework hat er ein Tool entwickelt, dass dabei hilft Trainingsinhalte für erfolgreiches und aktivierendes, virtuelles Lernen zu designen.
Übrigens wird Peter auch die Leadership Horizon 2023 moderieren:
