Wie ein Design Thinking Workshop in der Praxis aussieht – MDI Erfahrungsbericht

2017 ist das stärkste Jahr unserer Unternehmensgeschichte. Das ist ein unglaublicher Erfolg, der uns sehr freut und uns gleichzeitig vor große Herausforderungen stellt im Bereich Teamentwicklung- und Teamerweiterung. Mit klassischen Herangehensweisen sind wir in einem ersten Schritt zu keiner befriedigenden Idee oder Lösung gekommen und haben deshalb im Rahmen eines agilen Ansatzes nach kreativen und neuen Möglichkeiten Ausschau gehalten.

Unsere Herangehensweise

Für unsere Kunden führen wir bereits seit einiger Zeit Design Thinking Prozesse und Workshops durch und haben uns deshalb – Stichwort: Walk the talk – dafür entschieden, auch selbst bei einem Teamworkshop damit zu arbeiten.

Was ist Design Thinking?

Design Thinking wurde in den USA von der Innovationsagentur IDEO – speziell von Tim Brown und David Kelley – gegründet und ist ein innovativer und agiler Ansatz, der zur Problemlösung und Ideenfindung beitragen soll. Die drei Kernelemente von Design Thinking sind der iterative Prozess, das Arbeiten mit variablen Räumen und mit multidisziplinären Teams.

Das Konzept basiert auf der Annahme, dass Probleme besser gelöst werden können und Innovationen nur dann entstehen, wenn Menschen aus unterschiedlichen Disziplinen und mit unterschiedlichen Ansichten zusammen arbeiten. Unser Team bestand beim Workshop daher aus unserem Geschäftsführer, Consultants, Projektmanagern und MitarbeiterInnen aus Solution Development und Marketing. Gemeinsam hatten wir die Aufgabe folgende Fragestellung zu bearbeiten:

 „Wie schaffen wir eine Teamentwicklung, die mit unserem aktuellen Wachstum (30%) Schritt halten kann?“

Die ersten Schritte des Design Thinking Prozesses

Am ersten Workshop-Tag haben wir uns intensiv mit der Fragestellung auseinandergesetzt. Im Rahmen einer semantischen Analyse haben wir auf Sticky Notes alle unsere Gedanken und Assoziationen aufgeschrieben und zusammengefasst. Wesentlich bei dem Schritt ist es, nicht gleich an Lösungen zu denken, sondern zuerst das Problem genau zu analysieren und zu verstehen.

„Gut fand ich, nicht gleich in die Lösung zu gehen und sich dazu etwas zu überlegen,
sondern sich Zeit zu nehmen um Probleme anzuschauen, Herausforderung anzuschauenund Optionen zu sammeln ohne,
gleich in die Bewertung zu gehen.“ (Marion Mihatsch, Senior Consultant)

Das war nicht immer ganz einfach, da wir Menschen generell dazu neigen bei einem Problem sofort in den Lösungsfindungsprozess zu gehen. Im Design Thinking wird aber nicht unmittelbar nach der Lösung gesucht, sondern zuerst dem Problem konkret auf den Grund gegangen.

Nachdem wir die Fragestellung gründlich analysiert und alle unsere Gedanken dazu aufgeschrieben haben, konnte jede Person die drei für sich persönlich relevantesten Begriffe auswählen, wobei sich bereits ein Muster ergab. Nachdem wir uns gemeinschaftlich auf die wichtigsten Themen geeinigt haben, wurden wir in zwei Teams aufgeteilt und gingen weiter zum nächsten Schritt – dem Beobachten. Dafür hatten wir drei Wochen zwischen dem ersten und zweiten Workshoptag Zeit und konnten Interviews und Beobachten durchführen. Bei dem Schritt geht es im Design Thinking darum, mit den betroffenen Personen, in unserem Fall MDI MitarbeiterInnen, zu sprechen, ihnen zuzuhören und ihre Bedürfnisse und Anliegen zu verstehen und zu dokumentieren. Einerseits haben wir dazu unsere KollegInnen befragt und die Stimmung im Büro beobachtet, andererseits haben wir uns auch noch eine externe Meinung eingeholt und einen Experten im Bereich Teamentwicklung-und erweiterung befragt. Dieser unterstützt und berät mit seinem Start-Up Unternehmen bei jeglichen Herausforderungen rund um das Thema Teamentwicklung-und erweiterung.

Vom Problem-Raum in den Lösungs-Raum
Sichtweise definieren und Ideen finden

Nachdem wir Interviews und Beobachtungen durchgeführt und dokumentiert hatten, ging es am zweiten Workshop-Tag weiter zu Schritt drei: Sichtweisen definieren. Für das Zusammenfassen der Ergebnisse können beim Design Thinking Prozess unterschiedliche Methoden angewendet werden. Wir haben bei unserem Workshop mit sogenannten Personas gearbeitet. Darunter versteht man fiktive Profile, die eine Gruppe von Personen mit bestimmten Merkmalen und Verhaltensweisen repräsentieren und dadurch ihre Bedürfnisse greifbarer machen. In unserem Fall haben die beiden Teams je drei verschiedene Personas definiert, wie zum Beispiel die Persona „Consulting“. Dafür wurden alle Ergebnisse der Interviews mit MDI Consultants zu einem Profil zusammengefasst. Anschließend wurden die Personas dem jeweils anderen Team präsentiert, was uns dabei geholfen hat, die Bedürfnisse und Wünsche der einzelnen Mitarbeiter besser zu verstehen und ein besseres Gespür für die Anliegen von KollegInnen aus anderen Unternehmensbereichen zu bekommen.

Anschließend ging es weiter zur nächsten Stufe, nämlich der Ideenfindung, bei der unterschiedliche Kreativitätstechniken eingesetzt werden können. Wir haben mit diversen Brainstorming-Methoden gearbeitet und die ursprüngliche Fragestellung, mit den Erkenntnissen der Personas im Hinterkopf, nochmals zerlegt und analysiert. Dadurch haben sich vor allem drei Punkte herauskristallisiert, die unserem Team wichtig sind, und zwar: Zukunft, Spirit und Kompetenz.

 „Die Methode und das kreative Aufmachen hat uns einerseits zum Austausch
gebracht, andererseits hat sie mehr Abstand zu gewissen Dingen geschafft. Insofern
hat es für unterschiedliche Personen Unterschiedliches bewirkt. Bei mir war zum Beispiel das Reflektieren über den
MDI Spirit etwas ganz Wesentliches in dem Prozess.“ (Mag. Gunther Fürstberger, CEO von MDI)

Dieses intensive Auseinandersetzen mit der Frage-bzw. Problemstellung hat uns dabei geholfen das Thema aus unterschiedlichen Blickwinkeln zu betrachten und besser zu verstehen. Es wurde einerseits klar definiert was wichtig für uns ist, andererseits hat uns der Prozess auch gezeigt worauf wir momentan unseren Fokus legen sollten und welche Themen aktuell weniger relevant sind.

„Think with your hands“ – Prototypen entwickeln und Testen

Beim fünften und vorletzten Schritt im Design Thinking Prozess geht es darum Prototypen zu entwickeln, die zur Visualisierung der Ideen dienen sollen. Dieser Schritt war für die meisten von uns der herausforderndste, da man bei Prototypen sofort an ein Produkt denkt. Wir mussten jedoch die Begriffe „Zukunft“, „Spirit“ und „Kompetenz“ visualisieren. Herausfordernd war es zudem, sich nicht so viel Gedanken darüber zu machen, wie das nun am besten funktionieren könnte, sondern es einfach zu tun – „Think with your hands“ – ist wesentlich beim Prototypen bauen, denn wichtig ist einzig und alleine die Visualisierung der Idee und nicht ein perfekt gebautes Modell.

Unsere Prototypen wurden, als wir fertig waren, direkt von den anderen Teams getestet und bewertet, wodurch wir sofortiges Feedback und Verbesserungsvorschläge bekommen konnten. Durch den iterativen Aspekt beim Design Thinking findet ein ständiger Wechsel zwischen dem fünften Schritt – Prototypen entwickeln – und dem sechsten Schritt – Testen – statt, solange bis das Ergebnis passt.

Unsere Ergebnisse

Gunther Fürstberger, Geschäftsführer: Design Thinking hat uns insofern weitergeholfen, als dass wir nun wissen, dass es darum geht, uns den MDI Spirit bewusster zu machen und ihn zu pflegen. Wir müssen uns auch mehr auf die bewusste Entwicklung des gesamten Teams konzentrieren, gerade wenn man agil ist und agile Führung eines unserer Hauptthemen ist. Es wichtig, dass wir das selber leben.

Wie wird es mit der Umsetzung der Maßnahmen weitergehen?

Dominik Etzl, Solution Development: Zusammenfassend sind Ideen und Lösungswege entstanden, die ohne dem strukturiert vorgegebenen Innovations-Prozess sicherlich unbeachtet geblieben wären. Das Besondere an Design Thinking ist, dass es innerhalb eines kreativen und freien Rahmens einen dazu „zwingt“, aktiv zu werden. Denn es ist ein essenzieller Bestandteil, nicht nur theoretisch, sondern ganz praktisch (mit Bausteinen und Material) seine Lösung – oder zumindest den Prototypen davon – zu visualisieren. Dies ermöglicht eine weitaus leichtere Umsetzung des Inhalts in die organisatorische Praxis und bringt letztendlich bessere Resultate.

Gunther Fürstberger, Geschäftsführer: Ich denke es ist noch bisschen zu früh zu sagen wie es mit der Umsetzung weitergehen wird, viel ist bisher noch nicht passiert. Es sind jedoch viele gute Ideen entstanden, auch viele Quick-Wins, die schnell umsetzbar sind. In Summe bin ich auf jeden Fall zufrieden, es war die Zeit definitiv wert und ich würde auch auf jeden Fall wieder einen Design Thinking Workshop zu einem anderen Thema machen.

Abschließend können wir sagen, dass wir auf jeden Fall weiterhin gemeinsam an neuen Ideen und einer erfolgreichen Umsetzung der Maßnahmen arbeiten werden. Konkret sind wir aktuell mit der Umsetzung von drei verschiedenen Maßnahmen, wie zum Beispiel einem MDI Wiki, beschäftigt. Allzu viel wollen wir aber noch nicht verraten. 🙂