Die Hauptaufgabe eines Projektmanagers bei MDI ist die Organisation von unterschiedlichen Führungsprogrammen. Wir wollten von Katharina Sonnleitner, die seit 2015 Projektmanagerin bei MDI ist, wissen wie ihr Arbeitsalltag ausschaut und was die Herausforderungen bei der Organisation, speziell von internationalen Seminaren, sind.
Ein vorhersehbarer Büroalltag im Projektmanagement? Wohl eher kaum!
Montag 08:00 – ich komme ins Büro und schon bald nachdem ich an meinem Tisch sitze, erhalte ich einen Anruf: Das Paket ist im Seminarhotel nicht auffindbar, das Training startet in einer Stunde, ich soll mich bitte darum kümmern. Gut, ich melde mich wieder sobald ich mehr weiß. Anruf beim Spediteur, das Paket wurde doch schon letzten Mittwoch abgeholt und laut Tracking online sollte es längst geliefert worden sein. Die Dame wird dem Ganzen nachgehen und sich wieder bei mir melden. Zur Sicherheit rufe ich auch im Hotel an, bitte um direkte Durchstellung zur Bankettabteilung. Der zuständige Herr ist heute noch nicht da – sie werden dem Ganzen nachgehen und sich wieder bei mir melden – kommt mir bekannt vor. In der Zwischenzeit ein weiterer Anruf und eine SMS des Trainers…“wissen wir schon was“? Anruf vom Spediteur, das Paket wurde am Donnerstag entgegengenommen, ist also schon im Hotel. Ich frage noch einmal bei der Rezeption nach, erfahre, dass es fälschlicherweise in einem anderen Seminarraum gelandet war. Sie werden es sofort zu meinem Trainer bringen. Also ist doch noch alles gut gegangen und der Trainingstag kann starten! Für mich gibt es jetzt mal einen ersten Kaffee – wer glaubt, ein Projektmanager habe einen vorhersehbaren Büroalltag, liegt falsch.
Was sind die Kernaufgaben eines Projektmanagers bei der Organisation von Seminaren?
Die allgemeinen Anforderungen an einen Projektmanager sind sehr vielseitig und reichen von Organisationstalent und Flexibilität über Ergebnisorientiertheit, Offenheit und emotionale Intelligenz. Businesskenntnisse sind von Vorteil, Sprachkenntnisse und IT-Wissen unabdingbar. Analysefähigkeit gilt als eine der wichtigsten Eigenschaften, nämlich Probleme zu analysieren und basierend darauf Entscheidungen zu treffen. All diesen Punkten kann ich absolut zustimmen, sie alle machen meine Arbeit aus und sind enorm wichtig um meinen Arbeitsalltag zu meistern. MDI zeichnet sich durch seine Internationalität aus und führt Führungskräfteprogramme in vielen Ländern durch. Internationale Projekte sind interessant, komplex und anspruchsvoll. Als Projektmanagerin brauche ich Einblick in die Unternehmenskultur meiner Kunden, muss die Anforderungen genau kennen und mich bei all meinen Aufgaben darauf konzentrieren, das Ergebnis im besten Sinne für den Kunden zu erreichen.
Ich bin für den reibungslosen Ablauf von internationalen Führungsprogrammen zuständig – eine große Verantwortung, die mit vielen Aufgaben verbunden ist: Ich bin in einem Team mit meiner Kollegin, die in ihrer Rolle als Training & Development Consultant maßgeschneiderte Angebote für die Wünsche und Anforderungen unserer Kunden gestaltet. Wurde ein Projekt angenommen und es kommt zur tatsächlichen Durchführung, steige ich als Projektmanager in den Prozess ein: In meiner vermittelnden und verbindenden Rolle bin ich die Drehscheibe zwischen Kunden und Teilnehmern, Trainern und Seminarorten und bin, beginnend mit der passenden Terminsuche, von Anfang an in die Projekte involviert.
Was ist bei internationalen Projekten besonders herausfordernd?
Teilnehmerorganisation ist eine der umfangreichsten Verantwortlichkeiten und beinhaltet das Erfassen der Teilnehmer in unserer Datenbank, individuelle Kommunikation und Betreuung über den gesamten Zeitraum des Programms. Kommunikation ist in einem internationalen Projektrahmen eine große Herausforderung, denn nicht nur mit verschiedenen Umgangs- und Kommunikationsformen komme ich in Berührung, sondern auch vor Sprachbarrieren stehe ich immer wieder. Die Einladungsbriefe, die ich ausschicke, reichen von Deutsch über Englisch, Französisch bis hin zu Bulgarisch, Türkisch und Arabisch. Auch wenn viele Prozesse standardisiert sind, erfordert der Umgang mit so vielen Sprachen eine gewisse Offenheit.
Genauso verhält es sich mit in den Landessprachen gehaltenen Vorerhebungsfragebögen, mit denen ich die Erwartungen der Teilnehmer vor dem Seminar abfrage, und den Feedbackbögen, um deren Evaluierung ich mich nach dem abgeschlossenen Programm kümmere.
Nicht nur die Sprachbarrieren, sondern auch die verschiedenen Umgangs-und Kommunikationsformen, können bei internationalen Projekten sehr herausfordernd sein.
Weiters ist es meine Aufgabe, die Anreise des Trainers an den Seminarort und seine Unterbringung zu organisieren. Hier bin ich laufend mit Reiseanbietern, Airlines, Taxiunternehmen, Mietwagenvermittlungen und Hotels in Kontakt und versuche, den Trainern die Reise so angenehm wie möglich zu gestalten.
Auch die Seminarunterlagen liegen in meiner Verantwortung. In Abstimmung mit dem zuständigen Trainer erstelle ich Trainerpräsentationen, Teilnehmermanuals, Arbeitsblätter, Entwicklungsverträge und vieles mehr. Natürlich müssen auch diese in der jeweiligen Trainingssprache verfasst werden und es bedarf viel Abstimmungsarbeit und Koordination mit Übersetzern und Trainern. Nicht nur geht es um die Übersetzung in die richtige Landessprache, äußerst wichtig ist bei der internationalen Durchführung auch, sicher zu stellen, dass die Sprache auch nach der Übersetzung der jeweiligen Firmenkultur und Ausdrucksart entspricht und es zu keinem Fall von „lost in translation“ kommt.
Die größte Herausforderung liegt in meinen Augen in der parallelen Abwicklung von vielen internationalen Projekten. Jedes Land, jeder Kunde und jedes Projekt hat eigene Anforderungen, die ich erkennen und nach denen ich handeln muss. Das richtige Timing und die perfekte Planung sind das „Um und Auf“ für einen erfolgreichen Programmablauf. Das Setzen von Prioritäten war seit meinem Einstieg bei MDI mein größtes Learning und ich bin stolz, mit meinem Einsatz einen Beitrag zur Weiterbildung und Entwicklung vieler Menschen und Kunden zu leisten.
Dein Tipp für die erfolgreiche Abwicklung internationaler Projekte?
Mein persönlicher Tipp für all jene, die viele internationale Projekte abwickeln, ist ein genaues Festlegen und Dokumentieren der Ziele und To Do’s – mit einem guten Überblick steht erfolgreichem Projektmanagement dann nichts mehr im Weg.
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